نحوه پذیرایی لاکچری از مهمان رسمی در همایش ها
در سال‌های اخیر و با توجه به همایش‌های زیادی که در زمینه‌های متفاوت برگزار می‌شوند، یک سوال پرتکرار پیش می‌آید که چگونه همایش خود را به بهترین حالت برگزار کنیم؟ گاهی اوقات شیوه صحیح برگزاری همایش‌ها و نحوه پذیرایی در شرکت ها، نسبت به برگزاری انواع مهمانی‌های رسمی و حتی جلسات نیز از اهمیت بالاتری برخوردار هستند. هرچه روند کار همایش بهتر و بی نقص‌تر انجام شود، مخاطب بیشتری نیز جذب خواهد کرد. در این مطلب قصد داریم که انواع روش‌های برگزاری همایش، انتخاب بهترین غذاها، نحوه پذیرایی از مهمان رسمی و سایر موارد این چنینی را باهم مورد بررسی قرار دهیم.
تهیه چک لیست از تمام کارها
قطعا تا به حال برای همه‌ی شما پیش آمده که ایده‌های زیادی را در ذهن‌تان برنامه ریزی کنید اما پس از فرا رسیدن زمان اجرای ایده‌ها، بسیاری از آن‌ها را فراموش کرده باشید. به همین دلیل پیش از برگزاری همایش باید یک چک لیست تهیه کنید. در این چک لیست موارد زیر را بنویسید:
- زمان و مکان برگزاری همایش
- تعداد مهمانان دعوت شده
- تعداد اعضای شرکت میزبان
- نوع پذیرایی از مهمان‌ها
- انتخاب بهترین غذا برای همایش
- مشخص کردن مناسب‌ترین نوشیدنی
توجه کنید که حتما تمام مواردی که برای آن روز خاص در نظر دارید را در چک‌لیست خود یادداشت کنید. سپس هرکدام را بر اساس میزان اهمیت و زمانی که باید پیگیری و انجام شوند، اولویت‌بندی کنید. مطمئن باشید که تهیه یک چک لیست درست و دقیق، باعث برگزاری هرچه بهتر همایش شما خواهد شد.
آداب همراهی مهمان هنگام ورود و خروج
پذیرایی از مهمان نیز مانند بسیاری از امور دیگر، آداب خاص خود را می‌طلبد. هرچه مهمانان رسمی‌تر باشند، آداب پذیرایی از آنان نیز سخت‌تر خواهد بود. علاوه بر این، زمان و مکانی که در آن از مهمانان پذیرایی می‌شود نیز در نحوه پذیرایی تاثیر زیادی خواهد داشت. به عنوان مثال اگر بخواهید مهمانان خود را به هتل یا رستوران دعوت کنید، نیاز به رعایت قواعد متفاوتی نسبت به دعوت مهمانان در دفتر اداری یا تجاری خود خواهید داشت.
در صورتی که در اداره یا شرکت خود پذیرای مهمان باشید، باید حتما هنگام ورود مهمان، شخصا به استقبال او بروید. سپس از ورود و حضور او ابراز خوشحالی کرده و به او خوش‌آمد بگویید. توجه داشته باشید که هنگام همراهی مهمان و در زمان ورود به فضای دفتر، مهمان را سمت راست و خودتان را سمت چپ او در نظر بگیرید. توجه کنید که این آداب صرفا ویژه استقبال بوده و برای بدرقه مهمان، شما باید پشت سر او قرار بگیرید.
نحوه پذیرایی سالن کنفرانس
از آنجایی که معمولا همایش‌ها وقت زیادی از مخاطب می‌گیرند، احتمال گرسنه بودن مهمانان پس از پایان همایش زیاد است. در نتیجه تدارک دیدن یک وعده غذایی یا میان وعده‌ای کوچک، گزینه بسیار مناسبی خواهد بود. در صورتی که همایش شما و مهمانانی که دعوت کرده‌اید، بسیار رسمی و خاص باشند، بهتر است که یک هتل یا سالن vip را برای سرو غذا در نظر بگیرید. اما اگر به هر دلیلی تمایلی به صرف مبالغ هنگفت برای تهیه غذا ندارید، می‌توانید از شرکت‌هایی که در این زمینه مشغول هستند کمک بگیرید.
نحوه پذیرایی vip
یکی از بهترین انتخاب‌ها برای سرو غذا در انواع همایش‌ها، استفاده از فینگر فود است. فینگر فودها غذاهایی در حجم کم و بسته بندی کوچکی هستند که در انواع بسیار متنوعی تهیه می‌شوند. تنوع فیگر فودها به قدری بالاست که هر مهمانی با هر ذائقه و سلیقه‌ای حتما چند مورد از آن‌ها را انتخاب خواهد کرد. نکته بعدی این است که فینگر فود معمولا به صورت سرد سرو می‌شود و نیازی به استفاده از قاشق، کارد یا چنگال نخواهد داشت. به همین دلیل تدارک دیدن فینگر فود نسبت به سایر انواع غذاها بسیار ساده‌تر است.
سرو فینگر فودها روی میز پذیرایی به این صورت است که معمولا فینگر فودهای متنوع در سینی‌هایی در کنار هم قرار می‌گیرند. به همین دلیل علاوه بر راحت بودن حمل و نقل و خوردن آن‌ها، رنگ و لعاب این خوراکی، زیبایی میز پذیرایی را دوچندان می‌کند. شما می‌توانید برای اینجاد تنوع و زیبایی بیشتر، در کنار غذا از انواع میوه‌های بسته‌بندی شده، نوشیدنی، آبمیوه و تنقلات هم استفاده کنید.
صرفا به غذا توجه نکنید!
قبل از شروع و پس از پایان همایش از مهمان‌ها برای حضورشان در این همایش تشکر کنید. اهداف‌تان از برگزاری همایش را بیان کرده و به طور مستقیم در رابطه با این موضوع صحبت کنید که به تمامی جزئیات اهداف‌تان اهمیت می‌دهید. دقت داشته باشید که هرچند پذیرایی از مهمانان در قالب غذا و نوشیدنی اهمیت بسیاری دارد، اما پذیرایی تنها در این موارد خلاصه نمی‌شود. به طور مثال می‌توانید زمان همایش خود را طوری برنامه‌ریزی کنید که قبل از یک مسابقه فوتبال یا برنامه خاصی اجرا شود. سپس مانیتورهایی را در سالن همایش خود تدارک ببینید تا مهمانان بتوانند پس از اتمام همایش به تماشای برنامه مذکور بنشینند. با انجام چنین کاری قطعا تدارکات شما بیشتر و بهتر در ذهن مخاطب به جای خواهد ماند.
آداب پذیرایی از مهمانان رسمی
در ادامه به بیان نکات و آدابی خواهیم پرداخت که هنگام پذیرایی از مهمانان رسمی و ویژه باید بدانید.
- سرویس دهی و پذیرایی از مهمان‌ها باید از نفر بعد از میزبان و در جهت عقربه‌های ساعت انجام شود.
- اگر در اتاق یا سالن کنفرانس از شمعدان استفاده می‌کنید، دقت داشته باشید که شمع‌ها فقط در طول شب روشن شوند. همچنین بهتر است از شمع‌هایی با رنگ سفید و طولی در حدود 30 سانتی متر استفاده شود.
- مدت زمان مورد نیاز برای پذیرایی را در صورت سلف سرویس بودن غذاها یک ساعت و در غیر این صورت تا یک ساعت و نیم در نظر بگیرید.
- زمان میان وعده‌ها به این صورت است که طی ساعات 9 الی 10 صبح، نوشیدنی‌های گرم مانند چای و قهوه همراه با شیرینی سرو می‌شوند. همچنین پذیرایی عصرانه معمولا بین ساعات 3 الی 4 عصر و در قالب شربت، چای، میوه یا شیرینی صورت می‌گیرد.
- در صورت امکان، دو میزبان اصلی روبروی یکدیگر و در دو سر میز یا در وسط آن بنشینند.
- مهم‌ترین مهمان، هنگام صرف غذا باید سمت میزبان بنشیند.
- در صورتی که مهمانان شامل خانم‌ها و آقایان باشند، بهتر است که چیدمان جایگاه آن‌ها دور میز غذا به گونه‌ای برنامه‌ریزی شود که تا حد امکان دو خانم یا دو آقا در کنار هم قرار نگیرند.
- غذاها از سمت چپ مهمان روی میز گذاشته و از سمت راست او جمع شوند.
- هنگامی که باید یکی از مهمانان را برای پاسخ دادن به تلفن صدا بزنید، از صدا کردن مستقیم و اشاره دادن به او بپرهیزید. روش درست این است که اسم او را روی یک تکه کاغذ بنویسید و روی سینی قرار دهید. سینی را نزد مهمان برده و با این روش به او اعلام کنید که نیاز است برای جواب دادن به تلفن یا هر کار دیگری از اتاق خارج شود.
سامانه سفارش پک پذیرایی پکتو، بهترین راه حل برای پذیرایی از مهمان رسمی
اگر شما هم جزء آن دسته از افرادی هستید که برای مهمانی‌ها و جلسات رسمی خود ارزش زیادی قائل می‌شوید، سامانه سفارش اینترنتی پک پذیرایی پکتو می‌تواند نقش مهمی در برگزاری هرچه بهتر مراسمات شما داشته باشد. این شرکت با تهیه پک‌های پذیرایی تک نفره، کمک می‌کند تا سمینار، همایش، مجلس ترحیم، جلسه دفاع پایان نامه، مهمانی و سایر مراسم‌های شما به صورت آبرومندانه و با بالاترین کیفیت برگزار شود.
جهت سفارش انواع پک‌های پذیرایی همایش فقط کافیست که در سایت پکتو، پک پذیرایی دلخواه خود را به همراه تعداد مورد نظرتان انتخاب کنید. پس از پرداخت مبلغ آن از طریق درگاه پرداخت و تعیین آدرس و زمان دریافت سفارش‌تان، منتظر تحویل گرفتن آن باشید.
