تشریفات مراسم افتتاحیه

برای اینکه کسب‌وکارتان در همان روز اول سر زبان ها بیفتد، باید ایده‌های کلیشه‌ای را برای پذیرایی مراسم افتتاحیه کنار بگذارید و روی تجربه‌های چندحسی سرمایه‌گذاری کنید. مردم برای دیدن یک فروشگاه جدید نمی‌آیند، آن‌ها برای حس کردن یک رویداد استثنایی می‌آیند! اگر می‌خواهید مردم درباره برند شما حرف بزنند، باید کاری کنید که آن را احساس کنند. در ادامه به شما نشان می‌دهیم چه کارهایی انجام دهید تا افتتاحیه‌تان نه‌تنها مشتری جذب کند، بلکه شروعی پرقدرت برای کسب‌وکار شما باشد.

بهترین زمان برای برگزاری مراسم افتتاحیه چه زمانی است؟

بهترین زمان برای برگزاری افتتاحیه تاریخی است که کمترین تداخل را با برنامه‌های شخصی مخاطبان شما داشته باشد و با اطلاع‌رسانی کافی، حضور حداکثری آن‌ها تضمین شود. برای این منظور، نکات زیر را در نظر بگیرید:

• از تداخل با رویدادهای دیگر پرهیز کنید: مهم‌ترین نکته، عدم تداخل تاریخ مراسم شما با سایر مناسبت‌ها و رویدادهای بزرگ است. بررسی کنید که در زمان انتخابی، رویداد مهم دیگری که بتواند توجه مخاطبان شما را منحرف کند، برگزار نشود.
• تعطیلات خاص، انتخاب نامناسبی هستند: تعطیلات خاص یا مناسبت‌دار معمولاً گزینه خوبی برای برگزاری مراسم نیستند؛ زیرا بیشتر مردم برای گذراندن این ایام برنامه‌های شخصی دارند و احتمال حضورشان در مراسم شما به شدت کاهش می‌یابد.
• تعطیلات آخر هفته، گزینه بهتر: اگر اصرار دارید که مراسم خود را در ایام تعطیل برگزار کنید، تعطیلات آخر هفته (مانند پنجشنبه/جمعه یا جمعه/شنبه) انتخاب بهتری هستند؛ چرا که مردم فرصت بیشتری برای شرکت خواهند داشت و طبیعتا تداخلی با ساعت کاری‌شان نخواهد بود.
• اطلاع‌رسانی به‌موقع را فراموش نکنید: چه مراسم شما در روزهای عادی باشد و چه در آخر هفته، حتماً باید مدتی قبل از موعد مراسم، برنامه‌ریزی کرده و با اطلاع‌رسانی به‌موقع، مخاطبین مورد نظرتان را برای حضور در مراسم افتتاحیه دعوت کنید تا زمان کافی برای هماهنگی داشته باشند.

ایده های جالب برای مراسم افتتاحیه

مراسم افتتاحیه این قابلیت را دارد که در همان ابتدای امر، مخاطبین بسیاری را برای کسب و کار نوپای شما جذب کند. به همین دلیل، نحوه برگزاری مراسم افتتاحیه و ایده‌هایی که در مراسم پیاده سازی می‌کنید، اهمیت زیادی دارد. در ادامه، برخی از این ایده‌ها را باهم بررسی می‌کنیم.

غرفه تبلیغاتی برپا کنید

اگر فروشگاه شما در معرض دید و در معابر اصلی شهر قرار ندارد، یک غرفه‌ کوچک در نزدیکی محل فروشگاه یا سالنی که راه انداخته‌اید دایر کنید. خدمات یا محصولاتی که می‌فروشید را در مقیاس کوچک به مردم محلی ارائه دهید. به عنوان مثال، اگر کافه یا رستوران افتتاح کرده‌اید، با چند نمونه از بهترین غذاها یا نوشیدنی‌های خود در حجم کم، از عابرین پذیرایی کنید. سپس در رابطه با کافه یا رستورانی که افتتاح شده به آن‌ها اطلاع رسانی کنید.

تخفیف دوچندان ارائه دهید

در روز افتتاحیه، خدمات یا محصولات خود را با تخفیف قابل توجهی در اختیار مخاطبین قرار دهید. فرقی نمی‌کند که کسب و کار جدید شما، سالن ورزشی، کلینیک پزشکی، فروشگاه پوشاک یا هر تجارت دیگری باشد. مثلا اگر سالن ورزشی دارید، بگویید که افراد در روز افتتاحیه می‌توانند با نصف مبلغ اصلی در دوره‌ها ثبت‌نام کنند. توجه کنید که در این روش هم باید از مدتی قبل، اطلاع رسانی کرده باشید تا مخاطبانتان از پیش برای استفاده از تخفیف‌های شما برنامه ریزی کنند.

یک تم خاص در نظر بگیرید

مراسم افتتاحیه کسب و کار خود را با یک تم خاص برگزار کنید. این تم می‌تواند در راستای تخصص و کار شما باشد. با اجرای یک تم خاص، محیط کار شما زیباتر شده و بهتر در یاد مخاطب خواهد ماند. به عنوان مثال، اگر رنگ و طرح خاصی را برای اجرای مراسم افتتاحیه در نظر بگیرید، تمایل افراد حاضر در مراسم به عکس گرفتن در آن محل بیشتر شده و عکس‌های خود را در صفحات مجازی منتشر خواهند کرد. بدین طریق اطرافیان آن‌ها نیز که در مراسم حضور نداشته‌اند، با کسب و کار جدید شما آشنا می‌شوند.

یک جشن کوچک گروهی برگزار کنید

برای این کار با صاحبین کسب و کارها و فروشگاه‌هایی که در اطراف محل شما وجود دارند، هماهنگ کنید. با همکاری یکدیگر، یک جشن کوچک در خیابان برگزار کرده و توجه افرادی که در حال عبور از آن محل هستند را جلب کنید. با انجام این کار می‌توانید مخاطبان زیادی را برای خود و کسب و کارهای اطرافتان جذب کنید.

به مهمانان افتتاحیه، هدیه دهید

لوگو و اطلاعات مختصری از برند خود را روی تعدادی تیشرت، ماگ، خودکار، دفتر و… چاپ کنید. سپس آن‌ها را به افراد حاضر در مراسم افتتاحیه هدیه دهید. بدین طریق، حس بهتری نسبت به شما و کسب و کارتان در ذهن مخطب ماندگار شده و این موضوع تبلیغ بسیار خوبی برای کار شما خواهد بود.

یک یا چند نمونه از محصولات خود را به صاحبان کسب و کار و فروشگاه‌هایی که در نزدیکی شما قرار دارند هدیه دهید. وقتی آن‌ها با کیفیت محصولات شما آشنا شوند، قطعا برای مشتریان و مخاطبان خودشان نیز درباره محصولاتتان تعریف و تبلیغ خواهند کرد. معمولا کالا و خدماتی که افراد برجسته محلی مانند کسبه به مردم معرفی می‌کنند، نزد مردم اعتبار بیشتری دارند.

همانطور که مشاهده می‌کنید، روش‌ها و ایده‌های فراوانی برای برگزاری مراسم افتتاحیه وجود دارد. شما نیز باتوجه به نوع فعالیت و زمینه‌ای که در آن کار می‌کنید، راه‌های متعدد و متنوعی برای افتتاح کسب و کار خود خواهید داشت.

چک لیست مراسم افتتاحیه

زمانی که تصمیم به برگزاری مراسم افتتاحیه برای کسب و کار خود گرفتید، قبل از شروع هر کاری، یک چک لیست از تمام اقدامات افتتاحیه تهیه کنید. تفاوتی ندارد که افتتاحیه مغازه پوشاک در پیش دارید یا افتتاحیه نمایشگاه یا افتتاحیه شرکت، تمام کارهایی که باید انجام شوند، تمام تدارکات و اقلامی که باید خریداری شوند، هماهنگی‌های مورد نیاز با افراد مختلف، همه و همه را در چک لیست خود بنویسید. سپس زمان‌بندی انجام هر کار را مشخص کرده و بر اساس میزان اهمیت، آن‌ها را اولویت بندی کنید. حالا دیگر خیالتان راحت است که تمام کارهایتان به موقع انجام می‌شوند و در آخر هیچ چیز از قلم نخواهد افتاد.

چکلیست پیش از مراسم (برنامه‌ریزی و آماده‌سازی):

• تعیین تاریخ و ساعت مناسب (ترجیحاً روزی با ترافیک کمتر و ساعت مناسب حضور مهمان‌ها)
• بودجه‌بندی دقیق (دکور، پذیرایی، تبلیغات، هدایا و …)
• انتخاب مکان (فروشگاه، سالن یا فضای باز مناسب)
• طراحی و آماده‌سازی دکور (بنر، استند، گل‌آرایی، نورپردازی)
• هماهنگی با گروه تشریفات یا تیم اجرایی
• تهیه لیست مهمان‌ها (مشتریان بالقوه، دوستان، خانواده، افراد بانفوذ محلی)
• ارسال دعوت‌نامه (حضوری، تلفنی یا آنلاین)

چکلیست روز مراسم (اجرا و مدیریت)

• آماده‌سازی کامل مکان و بررسی جزئیات (نور، صدا، تمیزی محیط)
• چیدمان جایگاه پذیرایی و هدایای تبلیغاتی
• خوشامدگویی به مهمان‌ها (نیروی پذیرش یا مجری)
• برنامه‌ریزی برای سخنرانی کوتاه یا معرفی برند
• اجرای برنامه ویژه (موزیک زنده، بریدن روبان، قرعه‌کشی یا رونمایی محصول)
• پذیرایی (نوشیدنی، شیرینی، پک پذیرایی)
• ثبت تصاویر و ویدئو حرفه‌ای از مراسم

چکلیست پس از مراسم (پیگیری و استفاده از نتایج)

• تشکر از مهمان‌ها (پیامک یا تماس)
• انتشار عکس‌ها و ویدئوها در شبکه‌های اجتماعی
• استفاده از محتوا در وب‌سایت و تبلیغات
• بررسی بازخورد مهمان‌ها
• جمع‌آوری لید (مشتری‌های جدیدی که شماره یا ایمیل گذاشتند)

پذیرایی در مراسم افتتاحیه

مهم نیست چه روشی را که برای برگزاری مراسم افتتاحیه کسب و کار خود انتخاب کرده‌اید؛ یک پذیرایی مختصر از مهمان‌ها و مخاطبان، کیفیت کار شما را افزایش خواهد داد. به خصوص اگر فروشگاهی را افتتاح می‌کنید، باید بدانید که پذیرایی برای افتتاحیه مغازه، ماندگاری نام و کسب و کار شما را در ذهن مخاطب بالاتر می‌برد. از آنجا که قطعا مبالغ قابل توجهی را صرف راه اندازی کسب و کار جدیدتان کرده‌اید، صرف هزینه برای پذیرایی‌های بزرگ و مجلل در این شرایط توجیهی ندارد. به جای اینکه بودجه زیادی را برای تهیه غذا، کیک و غیره خرج کنید، راه بهتری وجود دارد.

بهترین گزینه برای پذیرایی از مهمانان حاضر در مراسم افتتاحیه، خرید پک‌های آماده ویژه پذیرایی است. چند آیتم که برای پذیرایی از مهمانان در نظر دارید را انتخاب کرده و به تعداد مهمانان خود، پک ویژه پذیرایی سفارش دهید. سپس بدون نگرانی درباره نحوه پذیرایی از مهمان‌ها، به صورت مختصر و در عین حال شیک و آبرومندانه، از آن‌ها پذیرایی خواهید کرد.

نمونه‌ متن‌های افتتاحیه

زمانی که مراسم افتتاحیه کسب و کار خود را برگزار کرده‌اید یا قصد دعوت مهمانانی برای این مراسم را دارید، بهتر است که در دعوت و تبلیغات خود، از متن‌های بسیار کوتاه یا شعارهایی جذاب استفاده کنید. کلماتی را انتخاب کنید که توجه مخاطب را جلب کرده و وسوسه آن‌ها را برای دیدن محل کار شما برانگیزند. در انتهای مطلب، چند نمونه از متن‌های ویژه افتتاحیه را برایتان آورده‌ایم.

متن افتتاحیه فروشگاه موبایل

• اینجا با همه جا فرق داره!
• در افتتاحیه ما شرکت کنید تا تفاوت رو از نزدیک ببینید.
• همه‌ی خدمات ما با پشتیبانی و گارانتی ارائه میشه!

متن افتتاحیه سالن زیبایی

• سالنی را افتتاح کرده‌ایم که هر روز در آن زیبایی بیافرینیم.
• به موها و صورت خود، زندگی ببخشید.
• با حضور در مراسم افتتاحیه، شما هم عضوی از خانواده سالن ما باشید.

متن افتتاحیه باشگاه ورزشی

• کنار ما باشید تا شادی افتتاح سالن ورزشی را باهم شریک شویم.
• در افتتاحیه بزرگترین باشگاه ورزشی _نام محل/ منطقه/ شهر_ همراه ما باشید.
• در افتتاح متفاوت‌ترین باشگاه ورزشی _نام شهر_ مهمان ما باشید.

متن افتتاحیه گل فروشی

• بیایید تا ……….. را باهم جشن بگیریم.
• با شرکت در افتتاحیه گل فروشی ما (نام گل فروشی)، یک شاخه گل هدیه بگیرید.
• هدیه ویژه ما را در مراسم افتتاحیه پذیرا باشید.

متن افتتاحیه دفتر بیمه

• مهمان ویژه افتتاحیه دفتر بیمه _نام شرکت_ باشید!
• بالاترین سطح خدمات را با ما تجربه کنید.
• پیشنهادات ویژه ما را در مراسم افتتاحیه از دست ندهید.

نمونه متن افتتاحیه شرکت

• در افتتاحیه کنار ما باشید تا آغاز باهم بودنمان را جشن بگیریم.
• در این جشن همراه ما باشید تا ثابت کنیم با تلاش همه چیز ممکن است.

همانطور که می‌بینید، با استفاده از کلمات و جملات ساده‌ای می‌توان توجه بیشتری را از مخاطبان و شهروندان جلب کرد. به کارگیری کمی خلاقیت و جست‌وجو در فضای مجازی، ایده‌های جذاب فراوانی در ذهن شما ایجاد می‌کند. برای برگزاری یک مراسم افتتاحیه شیک و به یاد ماندنی، لزومی به صرف هزینه‌های هنگفت و غیرمنطقی وجود ندارد. فقط کافی است با چشمان باز به اطراف خود دقت کرده و برای اجرای ایده‌هایی که می‌بینید، برنامه ریزی کنید. سپس می‌بینید که این مراسم افتتاحیه، مخاطبان بسیاری را به سوی کسب و کار شما روانه خواهد کرد.