چگونه یک همایش خوب و موفق برگزار کنیم؟

کاملا واضح است که نمی‌شود نقش و تاثیر برگزاری انواع همایش‌ها در فرهنگ جامعه را دست کم گرفت. اما مشکل این‌جاست که گاهی برخی افراد تنها به نوع همایش و سخنرانی آن توجه می‌کنند. غافل از اینکه نحوه پذیرایی، آداب برگزاری همایش و برخورد با مهمانان، دکوراسیون سالن همایش و مورادی از این دست نیز تاثیر قابل توجهی در کیفیت همایش خواهند داشت. در این مطلب قصد داریم تا شما را با این عوامل آشنا کنیم. تا انتهای متن با ما همراه باشید تا به سوال چگونه یک همایش خوب برگزار کنیم، پاسخ دهیم.

تعیین هدف برای برگزاری یک همایش شیک و به یاد ماندنی

شاید اینطور به نظر نرسد اما برگزاری همایش اصلا کار ساده‌ای نیست. همانطور که در مقدمه اشاره کردیم، عوامل زیادی وجود دارند که توجه به هرکدام از آن‌ها، کیفیت برگزاری همایش را بالاتر می‌برد. برای برگزار کردن یک همایش یا سمینار خوب، نیاز است که اطلاعات لازم و کافی درباره نحوه برگزاری همایش جمع‌‌آوری کنید. در نخستین مرحله، هدف خودتان را از برگزاری رویداد، به وضوح و با ذکر تمام جزئیات مشخص کنید. هدف‌تان از همایش را هر چه که باشد، اعم از جذب تعداد مشخصی مخاطب، فروش محصول، کسب درآمد و مواردی از این دست تعیین کنید.

تهیه چک لیست، اولین نیاز برای برگزاری موفق یک همایش

زمانی که هدف شما از برگزاری همایش مشخص شد، نوبت به این می‌رسد که کارها و برنامه‌های مورد نیاز را یادداشت کنید. بنابراین یک چک لیست تهیه کرده و جزء به جزء مواردی را که باید برای همایش خود تدارک ببینید، روی کاغذ بیاورید. تعیین تک به تک میزبانان و سخنرانان، تعیین مهمان‌ها، موضوعاتی که درباره آن‌ها صحبت خواهد شود، غذاها و نوشیدنی‌هایی که باید تدارک ببینید، دکوراسیون مورد نظر برای فضای همایش، چیدمانی که برای میزهای پذیرایی در نظر دارید و… همگی از آیتم‌هایی هستند که باید در این لیست قرار بگیرند.

برخی از کارها مانند دعوت مهمان‌ها و هماهنگی مورد نیاز برای تدارک غذاها، باید بسیار زودتر از زمان برگزاری همایش انجام شوند و برخی دیگر در حین برگزاری آن. پس از وارد کردن تمام جزئیات در چک لیست، آن‌ها را بر اساس میزان اهمیت و زمانی که باید انجام شوند، اولویت بندی کنید. سپس نوبت به این مورد می‌رسد که تک به تک گزینه‌های لیست تهیه‌ شده را بررسی و اجرا کنید.

انتخاب محل برای برگزاری همایش

یکی از مهم‌ترین عواملی که باید هنگام برنامه‌ریزی همایش خود به آن توجه کنید، محل برگزاری همایش است. باید محل برگزاری را به گونه‌ای انتخاب کنید که از نظر موقعیت مکانی، دسترسی مناسبی برای شرکت‌کنندگان داشته باشد. موضوع همایش شما هرچقدر هم که برای مخاطبان مهم و وسوسه انگیز باشد، اگر در موقعیت مکانی نامناسبی برگزار شود، بسیاری از مخاطبان را از شرکت در آن منصرف خواهد کرد.

علاوه بر در نظر گرفتن موقعیت مکانی و دسترسی‌ها، باید سالنی را انتخاب کنید که ظرفیت و تجهیزات مناسب و کافی برای پذیرایی از مهمانان شما را داشته باشد. برای انتخاب سالن مناسب، نیاز است که تعداد شرکت‌کنندگان و همچنین مجهز بودن سالن به امکاناتی مانند مانند پارکینگ، وای‌فای، سیستم تهویه هوا، امکان سرو غذا و سایر موارد این چنینی را بررسی کنید.

دکوراسیون اتاق کنفرانس

یکی از عواملی که نقش بسزایی در برگزاری هرچه بهتر همایش خواهد داشت، طراحی دکوراسیون صحیح برای سالن همایش است. یک سالن خوب، به طراحی داخلی خوب و امکانات رفاهی کافی نیاز دارد. برخی از ویژگی‌های یک سالن خوب عبارتند از:

• دسترسی خوب و مناسب فضای سخنرانی به سالن پذیرایی و لابی
• برخورداری از صندلی‌های با کیفیت و وجود فضای کافی برای نشستن و کار افراد، به طوری که رفت و آمد و کار هر فرد برای افراد دیگر مزاحمت و تداخلی ایجاد نکند.
• مجهز بودن به سیستم صوتی و تصویری با کیفیت؛ در نظر داشته باشید که علاوه بر کیفیت سیستم‌ها، نصب آن‌ها در جایگاه درست نیز از اهمیت بالایی برخوردار است.
• انتخاب رنگ‌های درست برای هر یک از اجزای سالن؛ بهتر است که برای دیوارها از رنگ‌های روشن و برای مبلمان از ترکیب رنگ‌های تیره و بافت چوبی استفاده شود.
• کنترل سیستم صوتی، به طوری که هیچ صدایی از داخل سالن به بیرون و بالعکس منتقل نشود.
• برخورداری از کفپوش‌های مناسب و مقاوم در برابر رفت و آمد زیاد و شست و شو.
• نورپردازی مناسب از طریق انواع لامپ
• امکان برخورداری از نور طبیعی در صورت نیاز

تمام موارد بیان شده به همراه بسیاری از عوامل دیگر، باید هنگام انتخاب سالن مناسب در نظر گرفته شوند.

چیدمان میز جلسات

اگر تابحال در یک اتاق کنفرانس قرار گرفته باشید، می‌دانید که یکی از آیتم‌هایی که به محض ورود به اتاق جلب توجه می‌کند، میز کنفرانس است. به همین دلیل لازم است که هنگام خرید میز برای اتاق کنفرانس، به طراحی و ساخت استاندارد و همینطور به زیبایی و جلوه‌ی آن توجه کنید. میزهای کنفرانس در شکل‌های مختلفی ارائه می‌شوند. خریداران می‌توانند با توجه به فضای خود، بهترین نوع میز کنفرانس را تهیه کنند.

رایج‌ترین نوع چیدمان میز در اتاق کنفرانس، قرار دادن آن‌ها در قالب مستطیل یا با فرم U شکل است. با استفاده از این چیدمان، فضای کافی بین میزبانان و مهمانان ایجاد خواهد شد و افراد می‌توانند به راحتی یکدیگر را ببینند و باهم صحبت کنند. البته قبل از انتخاب نوع میزها و چیدمان آن‌ها به ابعاد فضایی که در اختیار دارید، توجه کنید؛ چراکه انتخاب میز بزرگ برای فضاهای کوچک و برعکس، می‌تواند دکوراسیون فضای شما را کاملا برهم بزند.

رنگ مناسب برای اتاق کنفرانس

مانند چیدمان و دکوراسیون، رنگ اتاق کنفرانس هم جزء مهم‌ترین عوامل برای برگزاری یک همایش موفق است. رنگ اتاق باعث می‌شود تا کنفرانس یا هر رویداد دیگری که برگزار می‌کنید در حافظه مهمانان ماندگار شود. بهتر است که برای دیوارهای اتاق کنفرانس از رنگ‌های روشن یا خنثی استفاده کنید. در صورت انتخاب چنین رنگ‌هایی، برای جلوگیری از یکنواختی رنگ‌های اتاق، نیاز به ایجاد تضاد رنگ دارید. برای این کار می‌توانید از مبلمانی با رنگ‌های مشکی، سورمه‌ای، سبز تیره، زرشکی یا طرح چوب تیره استفاده کنید. به طور کلی، مبحث انتخاب رنگ یک موضوع کاملا سلیقه‌ای بوده و با کمی خلاقیت می‌توان فضایی با جلوه‌ای دوچندان طراحی کرد.

توجه به نورپردازی اتاق کنفرانس

بعضی از طراحان هنگام طراحی فضاهایی که برای جلسات و کنفرانس‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند، نور طبیعی را کنار گذاشته و فقط نور مصنوعی تعبیه می‌کنند. در صورتی که تحت هیچ شرایطی نمی‌توان از تاثیر نور طبیعی غافل شد. اما اگر موقعیت قرارگیری اتاق کنفرانس در ساختمان به نحوی باشد که نتواند از نور طبیعی کافی بهره بگیرد، موضوع کمی تغییر می‌کند. در این شرایط، برای طراحی و قرار دادن نورهای مصنوعی، تنها به یک نوع لامپ اکتفا نکنید؛ چراکه ممکن است نور کافی از طریق یک نوع لامپ تامین شود. اما اگر از ترکیب انواع مختلف چراغ‌های آویز، هالوژن‌ها، نورهای خطی و… استفاده کنید، متوجه تغییرات چشمگیر فضای کنفرانس خواهید شد.

سامانه خرید اینترنتی پک پذیرایی پکتو، تکمیل کننده همایش‌ها و مجالس شما

همان طور که می‌بینید، ممکن است برگزاری همایش یا طراحی یک سالن خوب برای برگزاری کنفرانس‌ها، در ابتدا یک امر ساده و بدون جزئیات به نظر برسد. اما هرچه عمیق‌تر به این موضوع فکر کنید، جزئیات بیشتری به آن اضافه می‌شود. ما در این مطلب سعی کردیم که شما را با مهم‌ترین و اصلی‌ترین قواعد برگزاری رویدادها آشنا کنیم. اما باز هم هرچه حساسیت و وسواس بیشتری در طراحی و انتخاب فضا به خرج دهید، عوامل بسیار متنوع دیگری نیز به معیارهایتان اضافه خواهد شد.

در پایان به شما پیشنهاد می‌کنیم که برای هرچه بهتر برگزار شدن همایش‌های خود از سامانه پکتو کمک بگیرید. با مراجعه به این سامانه می‌توانید انواع پک‌های پذیرایی مناسب همایش (تک نفره) را متناسب با نیاز و بودجه خود انتخاب کرده و سفارش دهید.